Digitale Betriebsanleitung Pflicht 2027: Checkliste

Die digitale Betriebsanleitung wird ab dem 14. Januar 2027 zum Standard im Maschinenbau. Wer noch keine klare Strategie hat, verliert den Anschluss — diese Checkliste hilft, die nächsten Wochen zu strukturieren.

Vor dem Start: Die zwei Grundsatzfragen

1. Welche Maschinen werden nach dem 14.01.2027 weiter in Verkehr gebracht? Nur diese müssen in das neue Format überführt werden — alte Maschinen unter altem Recht bleiben zulässig, solange sie vor Stichtag in Verkehr waren.
2. Welche Sprachen brauchen wir? Pflicht ist die Sprache jedes Mitgliedstaates, in den die Maschine geliefert wird. Bei DACH-Schwerpunkt mit Export oft 4 bis 8 Sprachen.

Die 12-Punkte-Checkliste

Inhalte

• [ ] Vollständigkeit nach DIN EN 82079-1 — alle 11 Pflicht-Kapitel adressiert
• [ ] Risikobeurteilung verknüpft — jeder Warnhinweis trägt eine Referenz auf das Restrisiko
• [ ] Cybersecurity-Kapitel — eigenes Kapitel für Maschinen mit Software/Netz
• [ ] KI-Hinweise — Annahmen, Limits, Restrisiken bei KI-Funktionen
• [ ] Warnhinweise nach SAFE-Schema und ISO 3864 / DIN EN ISO 7010 formatiert

Format

• [ ] HTML5 oder PDF/A als digitales Hauptformat
• [ ] Barrierefreiheit nach WCAG 2.1 AA
• [ ] Offline-Verfügbarkeit sicherheitskritischer Inhalte (z. B. PDF-Beilage zur Maschine)
• [ ] QR-Code auf dem Typenschild mit stabiler URL

Bereitstellung

• [ ] 10-Jahres-Verfügbarkeit vertraglich abgesichert (Hosting, Backup, Domain)
• [ ] Versionsverwaltung mit Audit-Trail (welche Maschine bekam welche Anleitungs-Version?)
• [ ] Mehrsprachigkeit automatisiert — keine manuellen Word-Kopien

Praxis-Tipp: Pilot mit einer Maschine

Wählen Sie ein einziges Modell für den Pilot. Bauen Sie an dieser Maschine den kompletten neuen Prozess auf — von der Risikobeurteilung über die Anleitungserstellung bis zur QR-Code-Auslieferung. Das schult das Team, deckt Probleme auf und schafft eine Vorlage für die Skalierung auf das gesamte Portfolio.

Was sich für interne Redakteure ändert

Wer bisher in Word arbeitet, muss umsteigen — Word kann weder versionierte HTML-Ausgaben noch QR-Code-Auslieferung. Die meisten KMU haben drei Optionen:

1. Externes CCMS wie SCHEMA ST4 oder COSIMA — leistungsfähig, aber komplex und teuer (15.000–60.000 €/Jahr).
2. Externe Agentur weiterbeauftragen — einfacher Umstieg, aber 3.000–15.000 € pro Anleitung.
3. Spezialisierte Software wie Manual-AI — KI-gestützte Generierung, ab 199 €/Monat.

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