Digitale Betriebsanleitung 2027: Checkliste

Ab dem 20. Januar 2027 darf die Betriebsanleitung nach der EU-Maschinenverordnung 2023/1230 in digitaler Form bereitgestellt werden (Art. 10 Abs. 7) — eine Pflicht ist das nicht. Wer auf digital umstellen will, braucht eine klare Strategie; diese Checkliste hilft, die nächsten Wochen zu strukturieren. Was die Verordnung an die digitale Form knüpft, fasst der Beitrag zur digitalen Betriebsanleitung nach Maschinenverordnung zusammen.

Vor dem Start: Die zwei Grundsatzfragen

1. Welche Maschinen werden nach dem 20.01.2027 weiter in Verkehr gebracht? Für sie gelten die Anforderungen der neuen Verordnung — Maschinen, die vorher nach der Richtlinie 2006/42/EG in Verkehr gebracht wurden, dürfen weiter bereitgestellt werden (Art. 52 Abs. 1). Wer eine Maschine wesentlich verändert, wird selbst zum Hersteller (Art. 18).
2. Welche Sprachen brauchen wir? Pflicht ist die Sprache jedes Mitgliedstaates, in den die Maschine geliefert wird. Bei DACH-Schwerpunkt mit Export oft 4 bis 8 Sprachen.

Die 12-Punkte-Checkliste

Inhalte

• [ ] Vollständigkeit nach DIN EN 82079-1 — alle 11 Pflicht-Kapitel adressiert
• [ ] Risikobeurteilung verknüpft — jeder Warnhinweis trägt eine Referenz auf das Restrisiko
• [ ] Cybersecurity-Kapitel — eigenes Kapitel für Maschinen mit Software/Netz
• [ ] KI-Hinweise — Annahmen, Limits, Restrisiken bei KI-Funktionen
• [ ] Warnhinweise nach SAFE-Schema und ISO 3864 / DIN EN ISO 7010 formatiert

Format

• [ ] HTML5 oder PDF/A als digitales Hauptformat
• [ ] Ausdrucken, herunterladen, speichern möglich — Pflicht nach Art. 10 Abs. 7 Buchst. b, damit die Anleitung auch bei einem Ausfall der Maschine greifbar ist
• [ ] Zugangsangabe auf der Maschine, sonst auf Verpackung oder Begleitdokument (Art. 10 Abs. 7 Buchst. a) — etwa per QR-Code mit stabiler URL
• [ ] Papierform auf Verlangen beim Kauf (innerhalb eines Monats, kostenlos) und Sicherheitsinformationen auf Papier, wenn nichtprofessionelle Nutzer die Maschine verwenden können
• [ ] Barrierefreiheit (z. B. WCAG 2.1 AA) als Empfehlung — die Maschinenverordnung schreibt sie für die Anleitung nicht vor

Bereitstellung

• [ ] 10-Jahres-Verfügbarkeit vertraglich abgesichert (Hosting, Backup, Domain)
• [ ] Versionsverwaltung mit Audit-Trail (welche Maschine bekam welche Anleitungs-Version?)
• [ ] Mehrsprachigkeit automatisiert — keine manuellen Word-Kopien

Praxis-Tipp: Pilot mit einer Maschine

Wählen Sie ein einziges Modell für den Pilot. Bauen Sie an dieser Maschine den kompletten neuen Prozess auf — von der Risikobeurteilung über die Anleitungserstellung bis zur QR-Code-Auslieferung. Das schult das Team, deckt Probleme auf und schafft eine Vorlage für die Skalierung auf das gesamte Portfolio.

Was sich für interne Redakteure ändert

Wer auf digitale Bereitstellung umstellen will und bisher in Word arbeitet, stößt an Grenzen — Word kann weder versionierte HTML-Ausgaben noch QR-Code-Auslieferung. Die meisten KMU haben drei Optionen:

1. Externes CCMS wie SCHEMA ST4 oder COSIMA — leistungsfähig, aber komplex und teuer (15.000–60.000 €/Jahr).
2. Externe Agentur weiterbeauftragen — einfacher Umstieg, aber 3.000–15.000 € pro Anleitung.
3. Spezialisierte Software wie Manual-AI — KI-gestützte Generierung, ab 199 €/Monat zzgl. USt.

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